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Sobre la ineficiencia del sistema burocrático

Vanessa 2017-04-04


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burocracia Los técnicos que pertenecemos al mundo de la construcción nos vemos obligados a interactuar con una serie de organismos inflexibles, anacrónicos y cuadriculados. Se trata de los colegios profesionales, los ayuntamientos y varios departamentos de la Generalitat. Como la temática de página web son las Cédulas de Habitabilidad y la idea del blog es ofrecer información relacionada con este documento, mi análisis se centrará en l’ Agència de l’Habitatge de la Generalitat, que es el encargado de otorgar las Cédulas de Habitabilidad. Dicho departamento utiliza procedimientos que ralentizan la expedición y la llegada al solicitante del documento, y dificultan o impiden la comunicación con el técnico.

Me gustaría remarcar que no pretendo criticar a los trabajadores del Departamento. En casi todas las situaciones he encontrado un personal muy amable y empático, dispuesto a resolver las complicaciones incluso más allá de sus obligaciones. Mi crítica se centra en un sistema basado en el papeleo y su consecuente pérdida de tiempo para la persona que necesita la cédula para vender o alquilar su casa o dar de alta algún suministro.

Cómo son las cosas y cómo podrían ser

Expondré una situación, desgraciadamente bastante habitual, como ejemplo del lento y tedioso procedimiento administrativo. Se trata de un error interno del Departamento relacionado con la documentación aportada, pero que es ajeno al solicitante y al técnico aunque son ellos quienes sufren las consecuencias. En algunas ocasiones, los trabajadores de l’Agència de l’habitatge no pueden la documentación que el técnico aporta a través del Colegio de Arquitectos. El desarrollo es el siguiente:

Paso 1

El cliente solicita la cédula a un arquitecto. El técnico visita la vivienda, redacta el Certificado de Habitabilidad y visa el documento en el Colegio de Arquitectos. El Colegio genera un archivo formato pdf, que el técnico se descarga. El técnico registra telemáticamente el Certificado de Habitabilidad en Habitatge y les informa del código del Certificado de habitabilidad para que ellos también puedan descargarse el archivo. pdf con toda la información para realizar la Cédula.

Tiempo transcurrido: Entre 1 y 3 días.

Paso 2

La persona encargada de gestionar la cédula en Habitatge se descarga el archivo del Colegio de Arquitectos.

Tiempo transcurrido desde el inicio: 2 semanas.

Tiempo transcurrido en este paso: Casi 2 semanas.

Paso 3

En una situación normal, tardarían otra semana en otorgar la cédula y la enviarían al solicitante por correo postal, que suele tardar entre una y dos semanas. Por lo que el tiempo estimado entre que el técnico registra el Certificado y la cédula llega al cliente es de un mes. Pero sucede en muchas ocasiones que, cuando el personal de Habitatge entra en la web del Colegio de Arquitectos e introduce el Código, éste le da error y les es imposible descargarse la información necesaria para realizar la Cédula.

El paso a seguir más lógico sería que desde Habitatge reclamaran al Colegio de Arquitectos que no pueden tener acceso al archivo, que lo vuelvan a generar o se lo envíen directamente. Pero el procedimiento que siguen se aparta mucho de la lógica: “reclaman” a la persona solicitante de la cédula, completamente ajena al procedimiento, que no han podido descargarse el archivo.

El solicitante, después de tres semanas de haber solicitado la cédula, encuentra un aviso en su buzón para que vaya a Correos a buscar un certificado de Habitatge. El solicitante se imagina que, por el tiempo transcurrido, será la cédula. Pero en su lugar se encuentra un documento muy serio lleno de leyes que le informa que tiene 10 días hábiles para presentar la documentación ya que el código generado es erróneo. Este hecho deja en mal lugar al técnico, ya que parece que ha realizado mal su trabajo. Rápidamente, el solicitante se pone en contacto con el técnico para informarse de cómo hay que solucionar la situación.

Tiempo transcurrido desde el inicio: 1 mes.

Tiempo transcurrido en este paso: 2 semanas.

Paso 4

El técnico debe hacer llegar el certificado de Habitabilidad al Departament d’Habitatge. No puede hacerlo vía e-mail, porque en Habitatge quieren que toda la documentaci´´on que les llega quede registrada de forma oficial. Tengo que puntualizar que, desde algunos ayuntamientos y distritos de Barcelona, sí que me han ofrecido la posibilidad de enviarlo directamente a la persona responsable de gestionar las cédulas. Pero cuando la cédula va directamente a la oficina central de Habitatge, las vías de comunicación están blindadas, tanto por mail como por teléfono. Entonces hay dos opciones de entregar los documentos. La primera es personalmente en la Oficina de Habitatge desde la que se está tramitando la cédula.

La otra opción es vía telemática, adjuntando el Certificado de Habitabilidad a una instancia. Es una opción mucho más lenta, ya que desde que se registra la instancia hasta que la recibe el personal de Habitatge puede pasar más de una semana. Normalmente el técnico es quien envía la instancia.

El personal de Habitatge recibe el Certificado de Habitabilidad y, si todo es correcto, en una semana otorgará la cédula, la enviarán por correo postal y, si no se pierde en el camino, le llegará al solicitante en una o dos semanas.

Tiempo transcurrido desde el inicio hasta que el solicitante recibe la cédula: Casi 2 meses.

Tiempo transcurrido en este paso: 3 semanas.

Cómo podrían ser las cosas

Cuando en el Departament d’Habitatge no pueden descargarse en archivo con toda la documentación sobre la vivienda, en vez de involucrar al solicitante y al técnico, que no tienen ninguna culpa de que los sistemas informáticos institucionales no funcionen bien, podrían ponerse en contacto directamente con el Colegio profesional para que le envíen directamente el archivo. O, cuando un técnico registra la cédula, podrían darle la opción de adjuntar el archivo y no solamente el código de descarga. De esta forma se adelantaría un mes en el proceso.

Analizando los dos sistemas de resolución de este problema concreto podemos hacer algunas apreciaciones.

  1. Tanto el Colegio profesional como la Generalitat han cobrado cerca de 30€ en tasas administrativas de registro. El obsoleto sistema informático de una o ambas partes ha fallado. Al final es el técnico o el solicitante quien acaba haciendo el trabajo de entregar la documentación, pero ni la administración ni el Colegio devuelven parte de las tasas.
  2. Mejorando las vías de comunicación se podrían agilizar los trámites. Una llamada de teléfono o un e-mail acortaría semanas el engorroso proceso de las instancias y las cartas certificadas.
  3. Una comunicación abierta entre el Colegio de Arquitectos y la Administración dejaría al cliente ajeno a los problemas internos de los dos organismos y no daría trabajo extra al técnico.
  4. El sistema actual deja en mala posición al técnico, ya que el cliente tiende a culparle de los errores del proceso.

Este ha sido un ejemplo de un requerimiento común. En próximas entradas del blog me gustaría tratar otros requerimientos habituales.

 


En Certicedula somos arquitectos colegiados expertos en tramitación de cédulas de habitabilidad y certificados energéticos. Puede ponerse en contacto con nosotros y le aclararemos todas las dudas relacionadas sobre el tema y también puede solicitarnos el informe que necesite.


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